Principe et avantages du workflow documentaire

Qu’est-ce que le workflow documentaire ?

Le workflow documentaire est une fonction à part entière des logiciels de gestion électronique des documents (GED), qui permet de faciliter le travail collaboratif en fluidifiant l’accès et le partage des informations au sein d’une entreprise.

De nombreuses sociétés utilisent aujourd’hui la GED pour l’organisation et la centralisation de leurs différents documents. Dans ce contexte, le workflow documentaire vient faciliter la diffusion des informations valorisantes pour la réalisation d’un processus métier.

Le workflow documentaire s’appuie ainsi que l’ensemble du cycle de vie des documents, en reprenant les étapes clés par lesquelles ils sont passés, depuis leur création jusqu’à leur objectif final.

Exemple d’application de workflow

Dans le cas d’une demande de congé classique, un salarié notifie son supérieur hiérarchique par papier ou mail, avant que cette demande n’aille au service RH qui, après traitement final, notifie le salarié. Ce processus peut prendre plusieurs jours ou semaines, sans compter les demandes qui se perdent dans les bannettes ou les boîtes mails surchargées.

Avec l’intégration d’un système de workflow documentaire, la demande est faite en quelques clics et va directement à l’interlocuteur dédié, qui est notifié et peut choisir de traiter l’information en un clic. La demande continue de cheminer selon le parcours qui lui est assigné et le salarié demandeur est informé en temps réel de l’état d’avancement de sa demande.

Les avantages du wokflow documentaire

L’intégration d’un workflow documentaire par le biais d’un logiciel de GED est génératrice de nombreux bénéfices pour une entreprise.

Un gain de productivité

L’apport d’un workflow documentaire permet d’automatiser les tâches les plus répétitives. De fait, ce gain de temps permet aux collaborateurs de se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée.

Par ailleurs, dans un contexte de compétitivité extrême entre les entreprises, l’intégration d’une solution de GED et de workflow documentaire peut s’avérer salvatrice. En effet, votre société peut gagner cette course contre la montre en optimisant et en accélérant la circulation des informations essentielles à la réalisation de votre activité.

Une meilleure maîtrise de l’information

L’historisation, le traçage et le contrôle des documents qui transitent via le workflow documentaire de votre logiciel de GED amène à une meilleure maîtrise de l’information et des process métiers dans votre entreprise. La gestion et le suivi des projets s’en trouvent également facilités au quotidien.

De fait, les solutions de workflow documentaire sont adaptées aux sociétés de toutes tailles, dont elles permettent d’optimiser les coûts et les délais, ou encore d’ajuster l’activité en temps réel.

Faciliter le travail en équipe

Par la dynamisation du flux d’informations qu’il apporte, le workflow documentaire facilite grandement le travail en équipe. En effet, les interactions entre les différents intervenants du projet sont facilitées, et l’avancement de ce dernier gagne en efficacité.

En couplant le workflow documentaire à une solution de GED, les équipes ont également accès à une plateforme documentaire collaborative, qui permet à chacun de disposer des mêmes informations au même moment. Plus besoin de courir après les documents !

Améliorer la gestion documentaire

Chaque entreprise dispose de sa propre gestion documentaire. Aussi si le workflow documentaire peut contribuer à l’amélioration de celle-ci à court terme, il est nécessaire d’avoir une réflexion en amont sur la mise en œuvre des procédures métiers et projets en interne.

C’est cette réflexion qui permettra de déployer et paramétrer des processus de workflow collaboratifs performants, grâce auxquels votre société augmentera sa productivité et sa rentabilité financière à court terme.