- Le coût d’une solution de gestion électronique de documents (GED) dépend de nombreux facteurs.
- L’intégration d’une solution GED permet de faciliter les flux de documents en interne et à toute taille d’entreprise.
- Le coût d’implantation d’un système GED est influencé par les besoins et objectifs spécifiques de l’entreprise, ainsi que la réalisation éventuelle des étapes en interne.
Le coût d’une solution de gestion électronique de documents (GED) varie selon de nombreux facteurs. Bien que le retour sur investissement soit rapide, il demeure nécessaire de se poser les bonnes questions en amont. Enfin, se faire accompagner par un spécialiste en gestion de documents permet d’intégrer une solution GED en parfaite adéquation avec les besoins de l’entreprise.
- VIQUEL Trieur vertical RAINBOW 12 compartiments à soufflet en polypro 5/10, noir intérieur multicoloreASTUCIEUX ET EFFICACE : un trieur de bureau équipé de 12 positions qui deviendra incontournable pour maîtriser votre travail. Parfait pour ranger ses papiers à la maison ou à l’école! DESIGN : un trieur accordéon aux couleurs vives en polypropylène qui vous permettra d’organiser votre système de rangement avec style. PRATIQUE: Le porte étiquette sur la couverture vous permet de vous y retrouver rapidement et facilement dans vos documents. PRODUIT AUTHENTIQUE : un produit fabriqué par Viquel, spécialiste des fournitures de bureau en polypropylène et articles scolaires au prix le plus juste. GARANTIE AMAZON SATISFACTION 30 JOURS : vous bénéficiez d’une garantie 100% satisfait ou remboursé qui vous permet de retourner ou échanger votre trieur si vous changez d’avis.
- Trieur Document A4, Classeur Rangement 24 Compartiments avec Couvercle, Organiseur Documents Accordéon (Noir)Humanity Design : la conception unique de l’étiquette d’insertion et le guide de couleurs spécifique aident à classer et à trouver efficacement vos fichiers. Chaque fichier peut être personnalisé en fonction de vos besoins, gardez vos fichiers organisés. Livré avec un pack de trombones (60 pièces) Plus grande capacité : la chemise offre 24 pochettes individuelles, elle est extensible à différentes largeurs et peut contenir jusqu’à 3000 feuilles de papier. Lorsqu’il est étiré et rempli à sa capacité maximale, le dossier ne peut pas être renversé facilement Matériau amélioré : le classeur extensible avec compartiments coulissants est fabriqué en polypropylène (PP) et polyester de haute qualité et très durable. Le design unique en sergé sur la surface le rend plus résistant à l’usure et antidérapant. Le dossier de projet est étanche, extensible et durable Rabat sécurisé et fermeture à cordon : le rabat flexible pleine taille et la fermeture à cordon du dossier offrent une sécurité supplémentaire. Pour éviter les fuites et la confusion de documents importants Portabilité et polyvalence : le dossier peut stocker plusieurs articles, papiers, reçus, cartes, bons, etc. C’est une aide indispensable dans votre vie quotidienne au bureau, à la maison, au bureau, à l’école ou en voyage
Pourquoi intégrer une solution GED à son entreprise ?
Intégrer une solution de GED dans sa société, c’est faire le choix de faciliter les flux de documents en interne, tant pour ceux liés à l’administratif que dans le cas de documents liés aux différents projets l’entreprise.
La solution GED convient parfaitement à toute taille d’entreprise : petite, moyenne et grande. Il est en revanche impératif de se faire accompagner par un spécialiste en gestion électronique de document, durant l’intégralité de ce projet, de sa réflexion à sa mise en œuvre.
Le budget qu’il est nécessaire de débourser lorsque l’on souhaite intégrer une solution de GED à son entreprise est rapidement rentabilisé. Cela tient aux divers coûts cachés qu’oublient de calculer bon nombre de sociétés lorsqu’elles choisissent d’investir dans une solution de gestion électronique de documents.
Comment déterminer le coût d’une solution GED ?
Le coût d’implantation
Chaque entreprise a des besoins spécifiques qui la poussent à investir dans une solution GED. Ainsi, même si toutes les entreprises paient pour l’acquisition d’un logiciel, son installation et sa maintenance, le prix sera différent d’un cas à l’autre. En effet, le coût d’une GED s’établit en tenant compte des besoins ainsi que des objectifs caractéristiques de votre société.
Les facteurs d’influence
Ainsi que nous l’avons mentionné, le coût d’une solution GED varie selon les objectifs et besoins de votre entreprise. Cependant, d’autres critères entrent en ligne de compte, comme le fait de réaliser certaines étapes de la GED en interne : la numérisation, par exemple.
Ainsi, pour avoir un aperçu des différents prix possibles d’implantation d’une solution GED, il peut être formateur de consulter des documents qui permettront de calculer l’impact qu’aura cette solution de gestion électronique de documents sur la société.
Les étapes d’implantation
Intégrer un système de GED ne se fait pas d’un seul coup ; plusieurs étapes de mise en œuvre sont nécessaires afin que le processus se déroule sans encombre. En effet, il est impératif de s’assurer que le fournisseur de service sélectionné ait bien compris les tenants et les aboutissants de la solution GED dans l’entreprise.
Par ailleurs, il est essentiel de ne pas développer la solution d’un seul bloc dans toute l’entreprise, mais de procéder à celle-ci par phase et par service.
Quelles économies permet l’intégration d’une solution GED ?
L’intégration d’une solution GED au sein d’une entreprise permet à la fois d’en augmenter l’efficacité et de minimiser certaines dépenses. L’automatisation améliore la sécurité, la productivité et l’efficacité de la gestion de flux des documents internes, tandis que la consommation de papier et d’accessoires d’impression diminue drastiquement.
Par ailleurs, la numérisation et la sauvegarde des documents permettent de contrecarrer tout risque de perte en cas d’incident majeur.
- Uquelic Trieur | Lot de 1 Pièces | Extensible Pochettes pour Documents, Rangement Papier Administratif Accordéon Organiseur de Dossiers de Fichiers (Sergé Noir) (13 Compartiments, unité, 1)【13 poches】 Taille du produit : 12,97″ x 9,65″ x 1,18″/ 33 x 24,5 x 3 cm. Archivage de plus de 200 feuilles au format A4. 13 poches individuelles extensibles facilitent l’accès aux fichiers. 【Matériau de haute qualité】 Étui à motif sergé exquis en matériau PP, durable et respectueux de l’environnement à utiliser. Suffisamment imperméable et résistant à l’humidité pour garder vos documents en bon état et difficiles à casser ou à déformer. 【1 paquet】 Vous permet de distinguer facilement les fichiers, ce qui le rend adapté au classement quotidien et à la classification des documents. 【Design coloré arc-en-ciel】Le classeur à 13 compartiments avec pages intérieures colorées est conçu pour stocker les fichiers dans un emplacement coloré spécifique avec des lettres afin que vous puissiez trouver rapidement le papier lorsque vous en avez besoin. 【Applications larges】Le dossier extensible à 13 compartiments maintient vos fichiers bien organisés. Merveilleux pour organiser des dossiers à la maison, au bureau et à l’école.
- Exacompta – Réf. 50300E – 8 boîtes de classement à élastiques Exabox – en carte lustrée 600g/m2 – Dos 2,5 cm – format 25 x 33 cm – pour documents A4 – 8 couleurs assorties – livrées montéesBOITES de classement avec élastiques – étiquette au dos pour identifier le contenu. MATIÉRE : véritable carte lustrée 600g/m2 homogène et résistante qui posséde un aspect qualitatif supérieur. DOS : 25 mm – capacité : 200 feuillets de 80 grammes. DIMENSIONS : 25 x 33 cm pour documents au format A4 COULEURS ASSORTIES : bleu, jaune, noir, rose, rouge, turquoise, vert, violet
FAQ
Combien coûte une solution GED ?
Le coût d'une solution GED peut varier en fonction des fonctionnalités et de la taille de l'entreprise. En général, on estime que le prix moyen est compris entre 5000 et 20000 euros par an.
Cependant, il existe aussi des solutions gratuites ou à moindre coût pour les petites structures. Il est donc important de bien évaluer les besoins de son entreprise avant de choisir une solution GED afin de trouver le meilleur rapport qualité-prix.
Quels sont les fournisseurs de solutions GED ?
Les fournisseurs de solutions GED sont des entreprises spécialisées dans la gestion électronique des documents. Ils proposent différents logiciels et outils pour numériser, indexer et archiver les documents d'une entreprise. Parmi ces fournisseurs, on peut citer des géants du secteur comme IBM ou Microsoft, mais également des sociétés plus petites et spécialisées telles que Kofax ou Alfresco.
Ces fournisseurs offrent des solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise, que ce soit en termes de fonctionnalités ou de coûts.
Existe-t-il des GED gratuits pour les particuliers ?
Il existe en effet des GED gratuits pour les particuliers, généralement proposés par des entreprises ou des administrations. Cependant, ces logiciels ont souvent des fonctionnalités limitées et ne sont pas adaptés à tous les besoins.
D'autres solutions payantes peuvent également être plus complètes et efficaces pour gérer ses documents numériques. Il est donc important de bien se renseigner avant de choisir une GED gratuite pour particulier.
