- Le coût d’une solution de gestion électronique de documents (GED) dépend de nombreux facteurs.
- L’intégration d’une solution GED permet de faciliter les flux de documents en interne et à toute taille d’entreprise.
- Le coût d’implantation d’un système GED est influencé par les besoins et objectifs spécifiques de l’entreprise, ainsi que la réalisation éventuelle des étapes en interne.
Le coût d’une solution de gestion électronique de documents (GED) varie selon de nombreux facteurs. Bien que le retour sur investissement soit rapide, il demeure nécessaire de se poser les bonnes questions en amont. Enfin, se faire accompagner par un spécialiste en gestion de documents permet d’intégrer une solution GED en parfaite adéquation avec les besoins de l’entreprise.
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Pourquoi intégrer une solution GED à son entreprise ?
Intégrer une solution de GED dans sa société, c’est faire le choix de faciliter les flux de documents en interne, tant pour ceux liés à l’administratif que dans le cas de documents liés aux différents projets l’entreprise.
La solution GED convient parfaitement à toute taille d’entreprise : petite, moyenne et grande. Il est en revanche impératif de se faire accompagner par un spécialiste en gestion électronique de document, durant l’intégralité de ce projet, de sa réflexion à sa mise en œuvre.
Le budget qu’il est nécessaire de débourser lorsque l’on souhaite intégrer une solution de GED à son entreprise est rapidement rentabilisé. Cela tient aux divers coûts cachés qu’oublient de calculer bon nombre de sociétés lorsqu’elles choisissent d’investir dans une solution de gestion électronique de documents.
Comment déterminer le coût d’une solution GED ?
Le coût d’implantation
Chaque entreprise a des besoins spécifiques qui la poussent à investir dans une solution GED. Ainsi, même si toutes les entreprises paient pour l’acquisition d’un logiciel, son installation et sa maintenance, le prix sera différent d’un cas à l’autre. En effet, le coût d’une GED s’établit en tenant compte des besoins ainsi que des objectifs caractéristiques de votre société.
Les facteurs d’influence
Ainsi que nous l’avons mentionné, le coût d’une solution GED varie selon les objectifs et besoins de votre entreprise. Cependant, d’autres critères entrent en ligne de compte, comme le fait de réaliser certaines étapes de la GED en interne : la numérisation, par exemple.
Ainsi, pour avoir un aperçu des différents prix possibles d’implantation d’une solution GED, il peut être formateur de consulter des documents qui permettront de calculer l’impact qu’aura cette solution de gestion électronique de documents sur la société.
Les étapes d’implantation
Intégrer un système de GED ne se fait pas d’un seul coup ; plusieurs étapes de mise en œuvre sont nécessaires afin que le processus se déroule sans encombre. En effet, il est impératif de s’assurer que le fournisseur de service sélectionné ait bien compris les tenants et les aboutissants de la solution GED dans l’entreprise.
Par ailleurs, il est essentiel de ne pas développer la solution d’un seul bloc dans toute l’entreprise, mais de procéder à celle-ci par phase et par service.
Quelles économies permet l’intégration d’une solution GED ?
L’intégration d’une solution GED au sein d’une entreprise permet à la fois d’en augmenter l’efficacité et de minimiser certaines dépenses. L’automatisation améliore la sécurité, la productivité et l’efficacité de la gestion de flux des documents internes, tandis que la consommation de papier et d’accessoires d’impression diminue drastiquement.
Par ailleurs, la numérisation et la sauvegarde des documents permettent de contrecarrer tout risque de perte en cas d’incident majeur.
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FAQ
Combien coûte une solution GED ?
Le coût d'une solution GED peut varier en fonction des fonctionnalités et de la taille de l'entreprise. En général, on estime que le prix moyen est compris entre 5000 et 20000 euros par an.
Cependant, il existe aussi des solutions gratuites ou à moindre coût pour les petites structures. Il est donc important de bien évaluer les besoins de son entreprise avant de choisir une solution GED afin de trouver le meilleur rapport qualité-prix.
Quels sont les fournisseurs de solutions GED ?
Les fournisseurs de solutions GED sont des entreprises spécialisées dans la gestion électronique des documents. Ils proposent différents logiciels et outils pour numériser, indexer et archiver les documents d'une entreprise. Parmi ces fournisseurs, on peut citer des géants du secteur comme IBM ou Microsoft, mais également des sociétés plus petites et spécialisées telles que Kofax ou Alfresco.
Ces fournisseurs offrent des solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise, que ce soit en termes de fonctionnalités ou de coûts.
Existe-t-il des GED gratuits pour les particuliers ?
Il existe en effet des GED gratuits pour les particuliers, généralement proposés par des entreprises ou des administrations. Cependant, ces logiciels ont souvent des fonctionnalités limitées et ne sont pas adaptés à tous les besoins.
D'autres solutions payantes peuvent également être plus complètes et efficaces pour gérer ses documents numériques. Il est donc important de bien se renseigner avant de choisir une GED gratuite pour particulier.
