Le coût d’une solution de gestion électronique de documents (GED) varie selon de nombreux facteurs. Bien que le retour sur investissement soit rapide, il demeure nécessaire de se poser les bonnes questions en amont. Enfin, se faire accompagner par un spécialiste en gestion de documents permet d’intégrer une solution GED en parfaite adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Pourquoi intégrer une solution GED à son entreprise ?
Intégrer une solution de GED dans sa société, c’est faire le choix de faciliter les flux de documents en interne, tant pour ceux liés à l’administratif que dans le cas de documents liés aux différents projets l’entreprise.
La solution GED convient parfaitement à toute taille d’entreprise : petite, moyenne et grande. Il est en revanche impératif de se faire accompagner par un spécialiste en gestion électronique de document, durant l’intégralité de ce projet, de sa réflexion à sa mise en œuvre.
Le budget qu’il est nécessaire de débourser lorsque l’on souhaite intégrer une solution de GED à son entreprise est rapidement rentabilisé. Cela tient aux divers coûts cachés qu’oublient de calculer bon nombre de sociétés lorsqu’elles choisissent d’investir dans une solution de gestion électronique de documents.
Comment déterminer le coût d’une solution GED ?
Le coût d’implantation
Chaque entreprise a des besoins spécifiques qui la poussent à investir dans une solution GED. Ainsi, même si toutes les entreprises paient pour l’acquisition d’un logiciel, son installation et sa maintenance, le prix sera différent d’un cas à l’autre. En effet, le coût d’une GED s’établit en tenant compte des besoins ainsi que des objectifs caractéristiques de votre société.
Les facteurs d’influence
Ainsi que nous l’avons mentionné, le coût d’une solution GED varie selon les objectifs et besoins de votre entreprise. Cependant, d’autres critères entrent en ligne de compte, comme le fait de réaliser certaines étapes de la GED en interne : la numérisation, par exemple.
Ainsi, pour avoir un aperçu des différents prix possibles d’implantation d’une solution GED, il peut être formateur de consulter des documents qui permettront de calculer l’impact qu’aura cette solution de gestion électronique de documents sur la société.
Les étapes d’implantation
Intégrer un système de GED ne se fait pas d’un seul coup ; plusieurs étapes de mise en œuvre sont nécessaires afin que le processus se déroule sans encombre. En effet, il est impératif de s’assurer que le fournisseur de service sélectionné ait bien compris les tenants et les aboutissants de la solution GED dans l’entreprise.
Par ailleurs, il est essentiel de ne pas développer la solution d’un seul bloc dans toute l’entreprise, mais de procéder à celle-ci par phase et par service.
Quelles économies permet l’intégration d’une solution GED ?
L’intégration d’une solution GED au sein d’une entreprise permet à la fois d’en augmenter l’efficacité et de minimiser certaines dépenses. L’automatisation améliore la sécurité, la productivité et l’efficacité de la gestion de flux des documents internes, tandis que la consommation de papier et d’accessoires d’impression diminue drastiquement.
Par ailleurs, la numérisation et la sauvegarde des documents permettent de contrecarrer tout risque de perte en cas d’incident majeur.