Comment choisir son outil de workflow ?

Vous souhaitez intégrer un outil de workflow au sein de votre structure ? La dématérialisation est un processus dans l’air du temps, qui permet de gagner en productivité et en agilité de travail. Voici les critères sur lesquels vous pencher pour faire le bon choix d’une solution de GED.

Besoins et budget

Afin de sélectionner l’outil de workflow ou la solution de GED la plus adaptée à votre entreprise, il convient d’analyser vos besoins réels et d’effectuer un benchmark pour déterminer les prix du marché et estimer votre budget.

Considérez que ceci va représenter un travail conséquent, car de nombreux éditeurs de logiciels n’indiquent pas leurs tarifs sur leur site internet mais vous renvoie à une demande de contact pour vous proposer des devis sur mesure.

Cependant, en étudiant les cibles auxquelles sont destinées les différentes solutions, il vous est possible d’estimer à la louche le coût potentiel d’un logiciel. En effet, tous ne visent pas les TPE et PME ou au contraire, les compagnies privées et institutions publiques de grande taille.

Logiciel open source ou propriétaire

Il existe plusieurs solutions logicielles, qu’elles soient propriétaires ou en open source. Dans le premier cas, la solution de workflow est éditée par une société définie qui peut vous accompagner tout au long de l’intégration du logiciel, et par la suite en cas de problème.

Cependant, opter pour un logiciel de workflow ou de GED en open source vous permet de lutter contre le phénomène d’obsolescence programmée et s’ancre dans un contexte de développement durable puisque la solution est constamment enrichie et partagée au sein de la communauté. En revanche, il est important de noter qu’open source n’est pas synonyme de gratuité et que des logiciels de ce type peuvent présenter d’importantes failles de sécurité.

Solution de workflow en Saas ou On premise

On trouve deux types d’offres pour les logiciels de workflow sur le marché : Saas et On premise. Saas signifie “software as a service” ; il s’agit de solutions délocalisées, accessibles à distance via votre navigateur web. Il s’agit de solutions généralement compétitives d’un point de vue financier. Les logiciels On premise pour leur part, nécessitent d’acquérir une licence auprès d’un éditeur. Ils seront ensuite installés directement sur les serveurs de votre société.

Le choix entre solution Saas ou On premise dépendra de différents critères liés à votre société : nature de vos tâches, confidentialité des données traitées, budget à votre disposition, etc. Par ailleurs, de plus en plus d’éditeurs de solutions de workflow proposent des solutions hybrides.

Accessible ou non sur mobile

Ce point rejoint directement le précédent : avez-vous besoin que votre solution de workflow ou GED soit compatible avec les appareils mobiles ? En effet, selon les métiers exercés dans votre société, il se peut que certains collaborateurs aient besoin de pouvoir utiliser le logiciel et trouver des documents spécifiques en présentation client, sur le site d’un chantier, etc.

Aussi, la compatibilité mobile de ce type de logiciel jouera un rôle important sur l’agilité et la productivité de vos équipes en facilitant le travail à distance.

Standards, normes et agréments

Pour déduire l’orientation métier et la qualité technique d’un logiciel de workflow, il est possible de se pencher sur les standards, normes et agréments dont il fait l’objet. Ainsi, l’agrément “hébergeur de données de santé” (HDS) est obligatoire si vous traitez dans votre structure, de données de santé personnelles.