En gestion de projet ingénierie BTP, il est crucial de maîtriser constamment le flux d’échange de documents afin d’en optimiser la qualité et de réduire les délais de livrables. En effet, de nombreux prestataires - le maître d’œuvre, les sociétés co-traitantes ou sous-traitantes, le client - ont besoin d’accéder rapidement aux nombreux documents techniques, financiers, administratifs ou encore juridiques. Voici nos meilleures raisons de dématérialiser vos documents pour la gestion d’un chantier.
Faciliter l’accès des intervenants aux flux d’échanges des documents
Dématérialiser tous les documents liés au projet assure un rangement et une classification plus simples que de rechercher dans une liasse de documents papier. En effet, tous sont disponibles directement via un navigateur web, et ce, pour les intervenants de tous les services d’ingénierie en jeu.
L’accès à ces documents est évidemment sécurisé, et les échanges doivent être traçables afin d’assurer une confidentialité totale entre les multiples acteurs du projet BTP. La dématérialisation des documents simplifie également les réunions en en permettant un accès direct aux informations souhaitées.
Intégrer un Cloud pour gagner du temps
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de stockage en ligne des documents numérisés – Dropbox, Office drive, Google Drive, etc. -. Si la conservation des documents dématérialisés est aujourd’hui une nécessité, l’objectif reste de centraliser un maximum d’informations dans les logiciels professionnels de votre entreprise, afin de limiter le nombre d’outils digitaux à utiliser simultanément. De cette manière l’ensemble des collaborateurs du projet, internes comme externes, gagneront en efficacité.
C’est pourquoi l’emploi simultané d’un Cloud et d’un logiciel de GED permet de gagner un temps précieux en scan, tri et centralisation des informations. De cette manière, si un maître d’œuvre doit rassembler toutes les pièces administratives des entreprises sous-traitantes du projet de BTP, au lieu de recevoir l’ensemble des documents par mail ou courrier et de s’occuper lui-même de la centralisation, il va pouvoir demander à chacune de mettre en ligne ses documents dans les bons dossiers. Notre maître d’œuvre pourra alors accéder auxdits documents en quelques clics.
Optimiser la gestion des coûts et des délais
Dans le cadre d’un projet de BTP, la gestion des coûts et des délais de livraison de chantier est une priorité. L’emploi d’une solution de GED permet de vous faire économiser de nombreux coûts matériels et immatériels, qui se répercutent positivement sur le budget global du projet.
Chaque mois, ce sont non seulement des heures entières de gestion administrative qui peuvent être économisées sur l’ensemble de vos collaborateurs, mais également des coûts de papier, encre ou timbres. Considérant le nombre considérable de documents qui peuvent être imprimés et envoyés par courrier, le coût économisé grâce à la dématérialisation des documents est non négligeable.
La mise en place d’une solution de GED pour les entreprises du BTP est donc un indispensable qui permettra non seulement de faciliter les échanges d’informations et leurs accès entre les différents protagonistes de chaque projet, mais aussi de faire d’importantes économies sur le coût global de vos projets, du fait d’une meilleure gestion.