- Dématérialiser les documents dans le BTP permet d'optimiser la qualité et de réduire les délais de livrables.
- La dématérialisation facilite l'accès et la sécurisation des échanges entre les différents intervenants dans un projet de construction. - L'utilisation d'un Cloud et d'un logiciel de GED permet de gagner du temps, d'optimiser la gestion des coûts et des délais dans un projet de BTP.
En gestion de projet ingénierie BTP, il est crucial de maîtriser constamment le flux d’échange de documents afin d’en optimiser la qualité et de réduire les délais de livrables. En effet, de nombreux prestataires – le maître d’œuvre, les sociétés co-traitantes ou sous-traitantes, le client – ont besoin d’accéder rapidement aux nombreux documents techniques, financiers, administratifs ou encore juridiques. Voici nos meilleures raisons de dématérialiser vos documents pour la gestion d’un chantier.
- AREBOS Armoire de classement | Armoire de Bureau | Armoire de Rangement | Armoire de ravitaillement Armoire en Acier | 1 étagères réglables en Hauteur | 90x90x40cm Noir[ARRANGEMENT SOIGNÉ] Notre armoire de rangement fonctionnelle et verrouillable rendra votre entreprise, garage, sous-sol, bureau ou autre pièce plus propre et plus rangée. L’armoire permet un stockage épuré et sûr des documents, dossiers, outils et autres articles. [CONSTRUCTION PREMIUM] La construction robuste et stable comprend une espagnolette et un cylindre de serrure de sécurité avec clé, assurant une sécurité maximale et une excellente protection contre l’accès par des tiers. [CONCEPTION FONCTIONNELLE] 2 portes battantes renforcées avec un angle d’ouverture d’environ 110°, une étagère de base réglable et une capacité de charge de 40 kg par étagère garantissent une flexibilité et une facilité d’utilisation maximales de cette armoire. [DÉTAILS DES MATÉRIAUX] Surface : acier thermolaqué, facile à nettoyer, épaisseur du matériau : 0,8 mm, couleur : gris/noir, dimensions : 90 cm x 90 cm x 40 cm (hauteur x largeur x profondeur. [NOTRE ARMOIRE POLYVALENTE] S’intègre facilement dans les environnements suivants : archives, écoles, entreprises industrielles, administrations, agences gouvernementales, ateliers ou coopératives. Convient pour une installation au sol et au mur !
- SONGMICS Caisson de Bureau, Placard Polyvalent, Armoire de Bureau à 2 Portes, Verrouillable, Meuble de Rangement en Acier, pour Bureau, Salon, Noir OMC013B01[Polyvalent] Avec sa couleur classique et son design sobre, ce meuble de rangement s’intègre facilement dans votre maison : dans votre bureau pour ranger les dossiers, dans la cuisine pour les ustensiles, dans le garage pour les outils de jardinage et de sport… [Spacieux et étagères réglables] Ce grand placard de 40 x 80 x 90 cm offre de la place pour vos dossiers et tout ce que vous souhaitez. Les 2 étagères derrière les portes sont réglables en hauteur, parfait pour les objets de toutes les tailles [Résistant et durable] Ce meuble polyvalent est fabriqué en acier traité par poudrage, il est résistant à la rouille, robuste et durable. De plus, sa surface est résistante à l’eau et facile à nettoyer, pour que l’armoire paraisse toujours comme neuve [Serrure en métal de qualité] La serrure en acier avec 2 clés est résistante à la rouille et à l’usure, elle protège vos objets personnels en toute sécurité [Montage facile] Des instructions illustrées et des pièces numérotées sont fournies pour vous aider à assembler rapidement et facilement ce meuble en métal [Pieds flexibles] Vous décidez si vous souhaitez utiliser le meuble avec ou sans pieds. Les pieds réglables assurent une bonne stabilité même sur un sol légèrement irrégulier
Faciliter l’accès des intervenants aux flux d’échanges des documents
Dématérialiser tous les documents liés au projet assure un rangement et une classification plus simples que de rechercher dans une liasse de documents papier. En effet, tous sont disponibles directement via un navigateur web, et ce, pour les intervenants de tous les services d’ingénierie en jeu.
L’accès à ces documents est évidemment sécurisé, et les échanges doivent être traçables afin d’assurer une confidentialité totale entre les multiples acteurs du projet BTP. La dématérialisation des documents simplifie également les réunions en en permettant un accès direct aux informations souhaitées.
Intégrer un Cloud pour gagner du temps
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de stockage en ligne des documents numérisés – Dropbox, Office drive, Google Drive, etc. -. Si la conservation des documents dématérialisés est aujourd’hui une nécessité, l’objectif reste de centraliser un maximum d’informations dans les logiciels professionnels de votre entreprise, afin de limiter le nombre d’outils digitaux à utiliser simultanément. De cette manière l’ensemble des collaborateurs du projet, internes comme externes, gagneront en efficacité.
C’est pourquoi l’emploi simultané d’un Cloud et d’un logiciel de GED permet de gagner un temps précieux en scan, tri et centralisation des informations. De cette manière, si un maître d’œuvre doit rassembler toutes les pièces administratives des entreprises sous-traitantes du projet de BTP, au lieu de recevoir l’ensemble des documents par mail ou courrier et de s’occuper lui-même de la centralisation, il va pouvoir demander à chacune de mettre en ligne ses documents dans les bons dossiers. Notre maître d’œuvre pourra alors accéder auxdits documents en quelques clics.
Optimiser la gestion des coûts et des délais
Dans le cadre d’un projet de BTP, la gestion des coûts et des délais de livraison de chantier est une priorité. L’emploi d’une solution de GED permet de vous faire économiser de nombreux coûts matériels et immatériels, qui se répercutent positivement sur le budget global du projet.
Chaque mois, ce sont non seulement des heures entières de gestion administrative qui peuvent être économisées sur l’ensemble de vos collaborateurs, mais également des coûts de papier, encre ou timbres. Considérant le nombre considérable de documents qui peuvent être imprimés et envoyés par courrier, le coût économisé grâce à la dématérialisation des documents est non négligeable.
La mise en place d’une solution de GED pour les entreprises du BTP est donc un indispensable qui permettra non seulement de faciliter les échanges d’informations et leurs accès entre les différents protagonistes de chaque projet, mais aussi de faire d’importantes économies sur le coût global de vos projets, du fait d’une meilleure gestion.
- TecTake Armoire de Bureau métallique 90 x 40 x 180 cm avec Serrure Rangement Bureau avec 5 Compartiments pour Classeur Rangement Documents Industriel Meuble 2 Portes, 4 Étagères Réglables en HauteurUN ALLIÉ POUR VOTRE BUREAU : Découvrez notre armoire de bureau verrouillable, la pièce maîtresse du rangement bureau. Avec ses portes battantes renforcées, elle est parfaite pour sécuriser vos documents. Vous adorerez le silence apporté par ses tampons en caoutchouc amortisseurs de bruit. C’est bien plus qu’une simple armoire métallique, c’est le gardien de vos précieux papiers. MODULARITÉ À VOTRE SERVICE : Besoin d’un espace ajustable pour vos classeurs, livres ou objets? Nos étagères réglables en hauteur individuellement s’adaptent à vos besoins. Que ce soit comme bibliothèque etagere rangement ou meuble rangement papier, elle vous donne la flexibilité tant désirée. Finis les meubles de bureau rigides, place à la liberté! ROBUSTE ET ÉLÉGANT : Fabriquée avec de l’acier revêtu par poudre de qualité, cette armoire industrielle est non seulement solide mais aussi esthétique. Son style meuble industriel est parfait pour tous les espaces, que vous cherchiez un meuble rangement bureau ou une étagère industrielle. Sa poignée tournante ajoute une touche chic tout en assurant une sécurité maximale avec sa serrure à cylindre. CONCEPTION PENSÉE POUR VOUS : Oubliez les complications du nettoyage intérieur grâce aux étagères lisses sans rebords. De plus, le montage est un jeu d’enfant ! Stable et solide, cette armoire metallique rangement s’intégrera parfaitement dans votre univers, que ce soit comme placard bureau ou colonne de rangement. SÉCURITÉ ET PRATICITÉ : Que diriez-vous d’une armoire de bureau avec serrure pour garder vos documents en sécurité? Oui, c’est possible! Et en bonus, notre armoire metallique atelier vient avec deux clés, juste au cas où. Finis les soucis de rangement papier administratif, laissez notre armoire de bureau metallique s’occuper de tout.
- SONGMICS Meuble de Rangement Bureau, en Acier, Placard, avec 4 Étagères, Doubles Portes, Serrure, Armoire à Outils, Étagères Réglables, pour Garage, Bureau, Noir OMC015B01[Multi-usages] Vous pouvez utiliser ce placard métallique dans votre bureau pour ranger vos documents, des classeurs pour simplifier le travail, dans votre garage pour ranger des outils, des livres pour cacher le désordre [Charge lourde] Cette armoire est fabriquée en acier de haute résistance. Chaque niveau supporte jusqu’à 25 kg, elle est solide et durable, elle vous accompagne pour des années à venir [Étagères réglables] Les 4 étagères de cette bibliothèque sont réglables en hauteur, pratique pour ranger des objets de différentes tailles [En métal] Ce meuble de rangement est fabriquée en acier traité par poudrage. Sa surface est résistante à la rouille, à l’huile et aux traces de doigts. Sa surface peut être facilement nettoyée et reste comme neuve [Serrure en acier] La serrure en acier est antirouille, solide et résistant à l’usure. Elle protège vos affaires personnels en toute sécurité
FAQ
Qu'est-ce que la numérisation de documents ?
La numérisation de documents est le processus de transformation d'un document papier en un fichier informatique. Cela permet de conserver une copie digitale du document et facilite son stockage, sa recherche et son partage.
La numérisation peut également inclure la reconnaissance optique des caractères (OCR), qui permet de rendre le texte du document numérisé accessible et modifiable. Ce processus est de plus en plus couramment utilisé dans les entreprises pour optimiser la gestion et l'organisation de leurs documents.
À quoi sert la numérisation de documents ?
La numérisation de documents est une technique utilisée pour transformer des documents physiques en fichiers numériques. Cela permet de faciliter le stockage, la recherche et la manipulation des informations contenues dans ces documents.
De plus, cela réduit considérablement l'utilisation du papier et contribue à un environnement plus écologique. La numérisation est également utile pour rendre les documents accessibles à distance grâce aux outils informatiques tels que les ordinateurs, les smartphones ou les tablettes.
Comment envoyer un document à Pro BTP ?
Pour envoyer un document à Pro BTP, il est possible de le faire par voie électronique en l'envoyant par mail à l'adresse indiquée sur leur site internet. Il est également possible d'envoyer le document par courrier postal à l'adresse indiquée sur vos documents d'affiliation.
N'hésitez pas à prendre contact avec leur service clientèle si vous rencontrez des difficultés pour envoyer votre document. Enfin, il existe la possibilité de déposer directement le document dans une agence Pro BTP proche de chez vous en prenant rendez-vous au préalable.