- La dématérialisation est une opportunité pour les entreprises sur les plans technique, financier et organisationnel.
- Les enjeux de la dématérialisation se concentrent sur la numérisation des documents, la facilitation des échanges et l'optimisation des processus métier.
- La dématérialisation améliore l'efficacité en interne (réduction des coûts et du temps de traitement) et renforce la relation client en externe (rapidité, personnalisation et gestion de la relation).
La dématérialisation découle du phénomène de digitalisation en marche depuis quelques années maintenant. Véritable opportunité pour les entreprises, la dématérialisation est un enjeu majeur sur les plans technique, financier et organisationnel.
- La dématérialisation des procédures administratives
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La transformation des entreprises par l’informatisation
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
On cible comme dématérialisation l’une des facettes de la digitalisation, qui vise à remplacer les documents physiques par des supports numériques. Également, ces supports peuvent être directement conçus au format dématérialisé afin de les intégrer dans divers processus de gestion.
La dématérialisation présente ainsi des avantages indéniables, du fait d’une gestion simplifiée dans l’organisation du travail et des transferts de documents en entreprise. Celle-ci gagne ainsi en temps et en efficacité.
Les grands axes de travail
Les enjeux de la dématérialisation se jouent autour de trois axes principaux :
- la dématérialisation des documents (numérisation des documents papiers)
- la dématérialisation des échanges (facilitation des échanges en interne et en externe),
- la dématérialisation des processus métier (fiabilité et productivité des corps de métiers)
Les enjeux de la dématérialisation en interne
En interne, une dématérialisation bien menée et répondant aux besoins d’une entreprise peut lui apporter de nombreux bénéfices.
Ainsi, les coûts de traitement et de conservation des documents sont considérablement réduits par la mise en place de solutions dédiées (GED, LAD RAD, etc.). De fait, les différents fichiers étant mieux archivés et classés, les recherches documentaires sont plus rapides et permettent à l’entreprise de gagner du temps.
Elle gagne également en productivité, du fait de la simplification de certaines actions comme le renseignement de formulaires. Cela permet aux collaborateurs de dégager davantage de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée et de se recentrer sur leur cœur de métier.
Également, les solutions de workflow fluidifient la communication et la transmission de documents entre les équipes d’une même organisation. Cela en attestant la confidentialité et la traçabilité de l’ensemble des documents, un enjeu crucial de la protection et de la conservation des données.
Enfin avec la dématérialisation, les processus sont intégralement maîtrisés, de la création d’un document à sa destruction.
Les enjeux de la dématérialisation en externe
Au-delà de simplifier les processus en interne, la dématérialisation a un réel impact sur l’expérience et la relation client.
En effet, elle permet de proposer un service plus rapide et personnalisé à vos clients. Ceci entre autres, grâce aux applications embarquant des notions de temps réel.
Un intérêt d’autant plus grand que l’ensemble du marché tend à se digitaliser et que la nouvelle génération de clients, les millenials, est ultra-connectée.
Par ailleurs, la dématérialisation permet de mieux gérer la relation client en conservant l’intégralité des échanges ayant pu avoir lieu. Ainsi, vous pouvez répondre plus rapidement et de façon plus précise aux besoins et attentes de vos cibles.
Enfin, intégrer les solutions de dématérialisation à vos services permet de réduire les délais et temps d’attente du côté de vos clients. Par conséquent, vous augmentez vos chances d’attirer de nouveaux clients et par là même, de maximiser votre rentabilité.
Maîtriser la dématérialisation en interne vous permettra de mieux la gérer en externe. Permettre à vos collaborateurs d’exercer au mieux leurs fonctions et valoriser la relation avec vos clients, voilà les enjeux de la dématérialisation !
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FAQ
Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?
La dématérialisation est un processus de plus en plus présent dans notre société actuelle. Il s'agit de la conversion des supports physiques en versions numériques, entraînant une réduction voire une suppression du papier et de l'encre utilisés habituellement. Les principaux enjeux de cette transition résident dans sa capacité à améliorer l'efficacité et la rapidité des échanges d'informations, ainsi que son impact écologique positif en réduisant la consommation de ressources naturelles.
Cependant, elle soulève également des interrogations quant à la sécurité et à l'accès aux données stockées uniquement sous forme numérique.
Quelles sont les étapes de la dématérialisation ?
La dématérialisation est un processus de transformation des documents physiques en fichiers numériques. La première étape consiste à scanner les documents pour les convertir en format électronique. Ensuite, il faut les indexer et les classer dans une base de données afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure.
Enfin, la dernière étape est la destruction des documents originaux, une fois que leur version électronique est considérée comme valide et légale.
Quel est l'objectif de la dématérialisation ?
L'objectif de la dématérialisation est de simplifier et de rendre plus efficace la gestion et le traitement des informations et des données. En supprimant les supports physiques tels que le papier, elle permet également d'économiser du temps, de l'espace de stockage et de réduire les coûts liés à l'impression. Grâce à la dématérialisation, il est possible d'accéder facilement et rapidement aux documents en les numérisant et en les conservant dans un format informatique.
Cela facilite ainsi leur échange entre différents acteurs ou services.