Les enjeux de la dématérialisation 

La dématérialisation découle du phénomène de digitalisation en marche depuis quelques années maintenant. Véritable opportunité pour les entreprises, la dématérialisation est un enjeu majeur sur les plans technique, financier et organisationnel.

La transformation des entreprises par l’informatisation

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

On cible comme dématérialisation l’une des facettes de la digitalisation, qui vise à remplacer les documents physiques par des supports numériques. Également, ces supports peuvent être directement conçus au format dématérialisé afin de les intégrer dans divers processus de gestion.

La dématérialisation présente ainsi des avantages indéniables, du fait d’une gestion simplifiée dans l’organisation du travail et des transferts de documents en entreprise. Celle-ci gagne ainsi en temps et en efficacité.

Les grands axes de travail

Les enjeux de la dématérialisation se jouent autour de trois axes principaux :

• la dématérialisation des documents (numérisation des documents papiers)
• la dématérialisation des échanges (facilitation des échanges en interne et en externe),

• la dématérialisation des  processus métier (fiabilité et productivité des corps de métiers)

Les enjeux de la dématérialisation en interne

En interne, une dématérialisation bien menée et répondant aux besoins d’une entreprise peut lui apporter de nombreux bénéfices.

Ainsi, les coûts de traitement et de conservation des documents sont considérablement réduits par la mise en place de solutions dédiées (GED, LAD RAD, etc.). De fait, les différents fichiers étant mieux archivés et classés, les recherches documentaires sont plus rapides et permettent à l’entreprise de gagner du temps.

Elle gagne également en productivité, du fait de la simplification de certaines actions comme le renseignement de formulaires. Cela permet aux collaborateurs de dégager davantage de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée et de se recentrer sur leur cœur de métier.

Également, les solutions de workflow fluidifient la communication et la transmission de documents entre les équipes d’une même organisation. Cela en attestant la confidentialité et la traçabilité de l’ensemble des documents, un enjeu crucial de la protection et de la conservation des données.

Enfin avec la dématérialisation, les processus sont intégralement maîtrisés, de la création d’un document à sa destruction.

Les enjeux de la dématérialisation en externe

Au-delà de simplifier les processus en interne, la dématérialisation a un réel impact sur l’expérience et la relation client.

En effet, elle permet de proposer un service plus rapide et personnalisé à vos clients. Ceci entre autres, grâce aux applications embarquant des notions de temps réel.

Un intérêt d’autant plus grand que l’ensemble du marché tend à se digitaliser et que la nouvelle génération de clients, les millenials, est ultra-connectée.

Par ailleurs, la dématérialisation permet de mieux gérer la relation client en conservant l’intégralité des échanges ayant pu avoir lieu. Ainsi, vous pouvez répondre plus rapidement et de façon plus précise aux besoins et attentes de vos cibles.

Enfin, intégrer les solutions de dématérialisation à vos services permet de réduire les délais et temps d’attente du côté de vos clients. Par conséquent, vous augmentez vos chances d’attirer de nouveaux clients et par là même, de maximiser votre rentabilité.

Maîtriser la dématérialisation en interne vous permettra de mieux la gérer en externe. Permettre à vos collaborateurs d’exercer au mieux leurs fonctions et valoriser la relation avec vos clients, voilà les enjeux de la dématérialisation !